tiaurus+

В прошлой заметке я рассказывал о нелегком выборе софта для управления временем. После пробной работы в Tudumo, я свои изыскания в этой области остановил, так как этот планировщик задач и дел меня почти устраивает. Говоря “почти”, я оставляю лазейку для проникновения на мои компьютеры другим программам, так как нет предела совершенству.

Опытным путем, экспериментируя, удаляи и добавляя, путем проб и ошибок, я вывел для себя оптимальную форму управления задачами. Для начала определюсь, что такое Задачи. Задачи для меня — это события, которые являются ориентиром в общем планировании времени. Они являются маяками, которые указывают, в каком направлении двигаться. Одни показывают точным лучем путь, другие лишь светят, придавая всему происходящему фон, оставаясь постоянно в поле видимости. Рихтуя напильником свою систему, я стараюсь придерживаться четырех принципов:

• простота использования,
• точность постановки задачи,
• гибкость настройки и изменения,
• универсальность.

В зависимости от целей и предпочтений, все задачи имеют несколько признаков. Вот в определении системы, по которым эти признаки выставляются, и лежит главный корень проблемы выбора программ, равно как и разработки оных.

Признаки задач

И так, рассмотрю все подробно. Я для себя определяю признаки задач следующим образом:

• Теги. Самые мелкии категории, которыми оперирую. Они являются динамическими метками, с помощью которых легко систематизировать свои дела. И никакие категории тут не помогут, теги есть теги, это, пожалуй, самое удобное, что изобрело IT-сообщество за последние 10 лет. В общем, простые теги выполняют роль ярлыков для быстрой сортировки. Они у меня без вспомогательных значков (например, GTD, софт, личное…), о которых чуть ниже.
• Проекты. Проекты — это временные объединения усилий, людей, возможностей, которые направлены на выполнение конкретной задачи, требующей цепочки действий. Например, запуск какого-нибудь старапа является проектом. Для запуска нужно держать под контролем несколько постоянно модифицируемых действий. Старап “йягений.ру” требует А) заведения хостинга, Б)регистрации домена, В)заливки туда движка, и т.д. Все проекты я для себя условился обозначать с помощью тегов, начиная со значка @, то есть следующим образом: @проект, @йагений.ру, @демоблог, @tiaurus.ru…
• Области. Области — это сферы, по которым я распределяю свое внимание. Они могут включать в себя как отдельные задачи, так и проекты целиком. Области я обозначаю с помощью вспомогательного значения #: #область, #саморазвитие, #бизнес, #физическая культура…

Все задачи, обозначенные с помощью тегов, я объединяю Заголовками. Заголовки для меня обозначают скорее “личностно-территориальный”, если так можно выразится, признак. Сейчас в моем планировщике осталось всего четыре заголовка: личные задачи, семья, фриланс, бизнес. Они точно отображают, как группируются задачи, четко разделяя сферы внимания и ответственности. Личные задачи — те, которые требуют только личных усилий, и ставятся они мной и предо мной же. Личные задачи порождены только мной лично. Семья — это задачи, за выполнение которых могу отвечать не только я, но и кто-то из семьи,  направленны они на достижение семейных целей. Семейные задачи порождены тем, что у меня есть семья. Фриланс — те задачи, которые порождены фрилансом как таковым. Бизнес — задачи, которые порождены постоянным бизнесом (постоянная работа или собственный бизнес). Бизнес-задачи подразумевают включение в состав исполнителей не только себя лично, но и других.

Живой пример представлен на скриншоте, из которого ясно видно,

что задача называлась “To-do & GTD: моя борьба со временем”, период ее выполненя был задан между восемью часами утра 3 мая и половиной девятого сделующего дня, то есть на решение ее отводились сутки, она была сделана в рамках проекта @tiaurus@plus, для собственного, творческого развития, о чем свидетельствует область #творчество. Этой задаче был присвоен тег GTD, дабы легче было найти ее потом, отфильтвровав аналогичное одним кликом.

Приоритеты

Теперь о том, как отследить выполнение задачи. В Tudumo, как и в других программах, использующих идеи GTD, применяется система состояний, которая меня устраивает. Она подразумевает под собой несколько изменяемых состояний задачи. Состояние — это не закостенелый признак, оно изменяется как сомочувствие. Например, я о чем-то подумал, записав эту мысль с состоянием Somday/Maybe, надеясь, что я может быть когда-нибудь это сделаю. Если я приступлю к реализации этой задачи, то я поставлю ей состояние Action. Если я жестко запланировал ее следующей, то состояние, соответственно, изменится на Next Action. Если я в ходе работы “замораживаю” ее выполнение на какое-то время, то выставляю состояние On Hold. Если я выполнил задачу, то состояние изменяется на Done. Легко? Да, очень легко! Все очень просто: состояние показывает, как дела у моей задачи — то ли она просто в задумках, то ли она ждет чего-то, то ли она уже в работе, то ли работа над ней приостановлена, то ли она запланированна к немедленному выполнению, то ли она уже сделана. По состоянию очень легко составить свое расписание на текущий момент, стоит лишь нажать на Next Action. В Tudumo реализован так же выбор нескольких состояний одновременно, по возрастающей, за что ставлю ей большой +. Например, можно отфильтровать все задачи, которые имеют состояние Next Action, Action и On Hold, скрыв уже сделанные и те, которые существуют лишь как задумки. Еще раз другими словами: как раз состояние и задает мне приоритеты в работе, мне достаточно нажать один раз, чтобы увидеть все, над чем я должен работать прямо сейчас. Если же у меня появилось свободное для размышлений время, я посмотрю Somday/Maybe-задачи, чтобы решить, двигаться ли мне в их направлении или просто поить зеленого чаю.

Личностный характер

И так, я рассказал о тегах, проектах, областях, категориях и состоянии — тех характеристиках, которые привлекаю для планирования своих дел. Все это чрезвычайно просто, даже не нужно запоминать, и все это касается индивидуальной, именно моей работы. Но, работая в коллективе, нужно держать под контролем не только выполнение своих задач, но и выполнение задач другими, либо с привлечением других. Для этих целей я в названии каждой задачи (не в тегах, категории, состоянии!) использую специальный значек \. Например, если я веду какой-то проект, и перед каким-либо Работником, который должен выполнить определенную работу, я ставлю задачу, запись будет выгдядеть так: Работник\задача. Живой пример: мне нужно сделать отчет по продажам (с издержками, остатками на складе, прибылью) за месяц. Для этого Инна должна сделать инвентаризацию на складе. Задача, которую я должен контролировать, выглядит так:

Такой подход очень удобен. Он не перекладывает выполнение работы на другого, вовсе нет! Он лишь точно указывает, перед кем я ставлю задачу, от выполнения которой зависит именно моя работа, то есть символ \ вносит личностный характер в контроль.

Вот примерно так я планирую свои задачи уже последние 9 месяцев (достаточный срок для вынашивания и рождения), и нахожу такую систему очень удобной, точной, простой и универсальной.